MPO. Recomendaciones para Mediadores y Abogados frente a la reanudación de la actividad

Guía de recomendaciones importantes ante la reanudación de las actividades de los Abogados y Mediadores relacionadas a la Mediación Prejudicial Obligatoria. Comprende:* Introducción. *Plataforma. *Presentación-sorteo y notificación al Mediador. *Excusación/recusación del mediador. *Aceptación/actividades preparatorias de la mediación. Contacto previo con las partes/letrados. *Fijación de audiencia y notificaciones. *Realización de la audiencia preparatoria/algunas cuestiones. Reunión preparatoria.

MPO. Mediadores y abogados frente a la reanudación de la actividad. Recomendaciones importantes (Descargar PDF)

1.- Introducción
La propuesta a considerar cobra especial relevancia e importancia a partir de requerimientos de distintos magistrados en relación a la situación de la Mediación Prejudicial Obligatoria. Tiene ello lugar frente el planteo de abogados para “sortear” el paso por la instancia de MPO debido a la pretensa y supuesta imposibilidad de desarrollar las audiencias presencialmente y a la falta de ley, reglamentación y/o resolución que permita hacerlo “presencialmente a distancia”, o por medio telemáticos tal como nuestro Superior Tribunal las denomina.
En efecto las/os mediadoras/es de la provincia de Buenos Aires, y de La Plata en particular, han recibido notificaciones en las que se les requiere que informen si disponen de herramientas tecnológicas para poder llevar a cabo la audiencia de mediación.
Por todo ello, consideramos que la magistratura, lejos de la aceptación de hipotéticos planteos nulificantes, se “arrima” a la “Presencialidad a distancia” aceptándola y proponiéndola también como un supuesto viable de la nueva normalidad.
En razón de ello, se considera necesario ampliar las recomendaciones anteriormente informadas, a partir del trabajo realizado por la Comisión de Mediación y Resolución de conflictos del COLPROBA, con el alcance que se expone en los apartados siguientes.

2. -Plataforma
Todas las plataformas disponibles son aptas para la realización de actividades vinculadas a la mediación prejudicial obligatoria bajo una modalidad “presencial a distancia”
Sin embargo, deberá el/a mediador/a tener en cuenta no solo las funcionalidades y prestaciones de cada una de ellas, sino también –y llegado el caso- la accesibilidad de parte de las partes involucradas (Vgr. Plataformas que requieren descarga de programas, otras en las que se puede realizar por acceso desde navegador al link, disponibilidad en dispositivos telefónicos, según su modelos y prestaciones, etc.)

3.- Presentación, sorteo y notificación al Mediador
Hasta tanto no se implemente la comunicación automática de los sorteos desde la Receptorías Generales de cada Departamento Judicial –lo que ya ha sido solicitado- el/la profesional deberá remitir al mediador sorteado vía correo electrónico:

a. La planilla de sorteo o la comunicación que reciba de Receptoría General de Expedientes (o el comprobante electrónico de la presentación)
b. Las declaraciones juradas de datos, completas, con firma del letrado, es relevante que en la primera oportunidad el letrado y la parte denuncien un correo electrónico y teléfonos celulares de contacto (con servicio de mensajería instantánea disponible), a los efectos de todo tipo de comunicaciones del procedimiento de mediación. También, de disponerlos, la mayor cantidad de información y datos con los que cuente para facilitar el contacto con los requeridos, terceros citados y sus letrados (si los conociera), tales como teléfonos fijos, celulares, correo electrónico, Facebook, Instagram, etc.
c. Copia digitalizada del DNI del/las/los requirentes y de la credencial de abogada/o (frente y dorso de ambos).
d. Se sugiere que en el mail que se remita se incluya el siguiente texto: “Declaro bajo juramento que los datos consignados en la planilla de declaración de datos, como así también la Planilla de sorteo y designación de Mediador/a son fidedignos y se corresponden enteramente con la realidad. Me comprometo a integrar los originales de esta documentación en la primera presentación o audiencia presencial, que se celebre en la instancia constituyéndome hasta tanto en depositario legal de la misma”
Asimismo cuando parte y letrado constituyan domicilio electrónico conjuntamente, en tal caso será el letrado quien asumirá la obligación de notificar de la audiencia y otras comunicaciones a su representado. En este supuesto se deberá consignar una segunda leyenda:
 “El letrado/a presentante del requerimiento se compromete y acepta la carga de notificar a sus representados/das la fecha, hora y lugar de la audiencia fijada anteriormente. Conste.”

Se informa que el mail del mediador es aquel que surge de la planilla del sorteo, y a todo evento, en la página http://www.mediaciones-ba.org.ar/ se encuentra alojado el Buscador de Mediadores desde donde se podrá obtener toda la información necesaria para contactar cualquier mediador/ra.

4.- Excusación / recusación del mediador

- EXCUSACIÓN. Para el caso el mediador/a se excuse, deberá extender un escrito dando cuenta de ello, el que firmará y sellará para luego escanear y remitir vía correo electrónico al letrado/a presentante, quien lo imprimirá y firmará al pie de la siguiente leyenda:
Declaro bajo juramento que el presente escrito de excusación es fidedigno y se corresponde enteramente con el recibido por parte del Sr /a Mediador /ra fulano/na de tal).

- RECUSACIÓN. De igual, cuando el mediador/a fuere recusado deberá serle informado por medio de un escrito remitido al correo electrónico del/la mediador/a. De ser aceptada la recusación generará un escrito que remitirá de igual modo al supuesto de Excusación.
De no ser aceptada la recusación se resolverá de acuerdo a lo dispuesto en el art. 28 de la ley 13.951 y del Decreto 43/2019, resolverá el juez oportunamente sorteado.

5.- Aceptación / actividades preparatorias de la mediación. Contacto previo con las partes/letrados.
Se sugiere la realización de un contacto del/la Mediador/a o persona designada para realizar asesoramiento / coordinación en cuestiones técnicas con los abogados/das de parte, y con el requerido que aún no haya designado abogado.

a. Contacto previo con el letrado/da de la requirente y la parte requirente; y si se conociera designación con el letrado/da del requerido y el propio requerido, a los efectos de coordinar:
I) Medio para la realización de sesiones preparatorias y llegado el caso de la audiencia virtual (plataforma)
II) Fecha y horario
III) Requerimientos técnicos
IV) Modalidad de la realización (parte y abogado conjuntamente, parte y abogado separadamente)
V) Otros: en caso de actuación por poder o en representación de una persona jurídica solicitar la acreditación de la personería correspondiente, y elementos adicionales faltantes.

b. En particular respecto de la parte requerida: Recibir el contacto previo de la parte en caso de que no hubiera designado abogado, a los fines de clarificar las dudas que surgieran sobre la notificación, y el requisito de asesoramiento y patrocinio letrado en oportunidad de la audiencia. Solicitar los datos del letrado interviniente, para coordinar los mismos extremos técnicos, de modalidad y formales mencionados anteriormente.

c. Las comunicaciones deberán resaltar el aspecto confidencial de los intercambios, y se recomienda plasmar los acuerdos procedimentales por vía electrónica a los mails de los interesados, el que valdría como consentimiento informado del medio a utilizar y las restantes características técnicas del proceso.

d. Podrá enviarse a ambos letrados y a las partes el protocolo básico de actuación por vía electrónica

6.- Fijación de audiencia y notificaciones

a. Requirente: El letrado presentante en la oportunidad de presentación electrónica del sorteo constituirá domicilio electrónico consignando la dirección de mail propio y de su representado donde serán válidas todas las notificaciones.

b. Requerido: Son diversas las posibilidades que pueden arbitrarse según el estadio de las limitantes de Aislamiento y funcionamiento de las diferentes oficinas y reparticiones judiciales en cada departamento judicial.
Sin perjuicio de particularidades regionales y siempre teniendo en cuenta especialmente las medidas de distanciamiento social se enumeran como posibles:
Respecto de la notificación al requerido debe hacerse saber al requirente que la notificación aun por medio fehaciente no será motivo de incomparecencia en los términos del art. 14 de la ley 13.951 NO debiendo informarse en el sistema como tal. Y que la imposibilidad de citar debidamente o la no concurrencia a la audiencia de mediación no habilitarán la vía judicial.
Los conceptos imperantes en esta etapa son la voluntariedad y consentimiento informado sin perjuicio de la neutralidad, imparcialidad, equidistancia y confidencialidad.

Previo a las modalidades de notificación que detallaremos infra es recomendable que se intente notificar o avisar al requerido de la reunión preparatoria y/o la audiencia mediante todos los medios informales posibles, tales como llamados telefónicos, correos electrónicos, mensajes por medio de Facebook o Instagram, etc. Para el caso que sea exitosa la gestión sugerimos dejar constancia en un acta personal del mediador de todas las circunstancias en las que fue efectuado el contacto. Fecha, horario, medio utilizado, impresión de constancias posibles.

c. Medios de notificación: Se le sugerirá al requirente que podría intentarse por medio de las siguientes modalidades.

I. Notificación por cédula SCBA: (incluidas las interdepartamentales). Esto dependiendo del pleno funcionamiento de las oficinas de mandamientos y notificaciones.

II. Notificación Ad Hoc. Se mantiene esta modalidad con las particularidades que en cada Departamento Judicial revistan las medidas de Aislamiento, estando la misma a cargo del mediador prejudicial. Más allá del formato clásico y atento los avances en tal entendemos que se encontraría dentro de esta modalidad la notificación del mediador de manera directa a las partes por medios electrónicos, telefónicos, etc. dejando constancia expresa el mediador del medio utilizado, hora y datos identificatorios de la gestión, y el resultado de la misma. Esta quedaría por supuesto como toda otra notificación sujeta su validez a la valoración judicial posterior, lo cual surgirá como innecesario si la parte requerida se da por notificada al asistir a la audiencia o a la entrevista previa.

Para el caso que sea posible notificar presencialmente se sugiere la impresión al dorso de la cédula de la siguiente leyenda:

En………….de………………………………………………………2020, siendo las………………………horas, me constituí en el domicilio …………………….... sito en la...................................................... calle………………………………………………………………………………. y habiéndolo encontrado procedí a dejarle una cédula de igual tenor a la  presente…………………………………………………………………quien previa lectura que le di, la  recibió………......................copias…………..firmando conmigo para …………………………………………..
Constancia…………………………………………………………………………………

En tanto que en la cédula entregada a la parte notificada imprimir en un margen la siguiente:

Entregado hoy  /  / 2020      Recibido por:
A las  :  hs.
…………………………………………….
Notificador ad hoc

III. Notificación por medio de Carta Documento. Puede ofrecerse a la parte requirente que la notificación se efectúe por medio de una carta documento (los sistemas de correo están exceptuados del aislamiento). En este punto vale recordar hay correos que están desarrollando las herramientas para minimizar el traslado de personas en este aspecto, recomendándose el uso de servicios on line. Por ejemplo Andreani, para lo cual hay que registrase y validar identidad y firma.
En el caso de la carta documento también deberá adecuarse su texto para lo cual sugerimos utilizar el propuesto para la cédula de notificación ad hoc y recordar especialmente al colega requirente o a la parte que la incomparecencia no habilita la vía.

d. Contenido de la notificación: Sugerimos la inclusión en los formatos de cédula que brinda el Mediare, además de los usuales, que se incluyan:

1.- Expresamente todos los datos de contacto del/a mediador/a, tales como correo electrónico, servicio de mensajería (whatsApp) y números telefónicos.

2.- Se indique a la parte requerida (y/o requirente si no lo hubiera hecho) que informe dentro de un plazo breve sus datos de contacto, con un texto como el que se sugiere:

“Que a los efectos de poder tener una comunicación más fluida y poder consensuar modalidad y medios para la comunicación le solicito que dentro del plazo de 5 (cinco) días quiera comunicarse con este/a mediador/a e informe su número de WhatsApp y/o teléfono celular y/o correo electrónico, en los que se practicarán las posteriores.

3.- Sin perjuicio de la fecha de audiencia fijada, establecer una reunión preparatoria, de acuerdo a lo previsto en el art. 11 de la ley 13.951, informándolo con la siguiente fórmula: “No obstante la audiencia precedentemente informada, se invita a las partes a participar de una reunión preparatoria de acuerdo a lo previsto en el art. 11 de la ley 13.951, la que se celebrara –por razones de público conocimiento- el día xx/xx/2020, a las xx:xx horas, mediante el sistema XXXXXXX , cuyo link adjunto https://XXXXXXXXX

Asimismo, es conveniente incluir información del tipo de:
- Podrá ingresar directamente mediante una computadora con cámara, parlantes y micrófono a dicho link.
- También podrá hacerlo desde un teléfono inteligente y descargar la aplicación XXXXXXX
En ambos casos, deberá consignar como nombre de la reunión XXXX c/ XXXX s/ daños” o el I D de reunión XXXXXXXXy la clave ZZZZZZ
También agregar: “Para el caso que no pudiera descargar la aplicación o tuviera inconvenientes operativos, le solicitamos se comunique con este mediador al teléfono xxxxxxx con la debida anticipación a efectos de poder guiarlo en el proceso”

e. Antelación de la notificación. Entendemos que sin perjuicio que la ley 13.951 requiere un mínimo de antelación en la notificación de cinco días hábiles, a los efectos de tener tiempo para la comunicación previa y en especial para que las partes y sus letrados puedan coordinar los requerimientos para la realización de la reunión preparatoria virtual, y en especial mientras persistan medidas de ASPO que podrían dificultar el contacto de justiciables con abogados en primera entrevista, debe extenderse razonablemente todos los plazos de notificación.

7.- Realización de la audiencia preparatoria- algunas cuestiones. Reunión preparatoria.

a. En la Mediación por medios electrónicos tanto el/la mediador/a como las partes y sus letrados/as estarán presentes a distancia y separado uno del otro. No obstante el/la letrado/a y su cliente podrán disponer hacerlo de manera conjunta, en tanto no exista óbice reglamentario o si contaran con los permisos correspondientes respetando las medidas de distanciamiento social que se encuentren vigentes según el Departamento Judicial del que se trate. (PROTOCOLOS DE ATENCIÓN – ASPO).

b. Se mantienen vigentes las normas sobre las posibilidades de representación por apoderado por distancia y por imposibilidad física o brecha digital en caso de adultos mayores, personas de grupos de riesgo, esto por entender que podría hacerse extensiva la excepción dispuesta en el art. 15 segundo párrafo del dto. 43/19 para las personas con imposibilidad física por más de 60 días a este grupo de riesgo.

c. Los/as requeridos/as en oportunidad de la audiencia o con anterioridad deberán identificarse de manera virtual mediante envío de DNI y credencial, poder (en caso de corresponder), y constitución de domicilio electrónico a los efectos de recibir la totalidad de las notificaciones posteriores, pidiendo en primera audiencia el mediador la exhibición del DNI a los presentes.

d. El/a mediador/a realizará la reunión preparatoria con las buenas prácticas de la mediación, pero deberá hacer saber a las partes la prohibición de grabación de audio y/o de video de la reunión lo que implicaría una violación del deber de confidencialidad con las incursiones en los tipos penales correspondientes y respecto de los letrados, sin perjuicio de lo anterior, la incursión en falta grave susceptible de sanción disciplinaria.
Se sugiere que el/a mediador/a incorpore en su discurso inicial algunas cuestiones respecto de las particularidades tecnológicas de la audiencia a realizarse y por supuesto la incorporación de algunas cuestiones al desarrollo del discurso inicial que prevean las particularidades de la modalidad, para cumplimentar adecuadamente el consentimiento informado requerido en la legislación aplicable.

e. Asimismo podrá el/a mediador/a realizar audiencias privadas (caucus) con la misma modalidad virtual, las que podrían ser sincrónicas o asincrónicas, pero siempre con conocimiento de las restantes partes del proceso y deberá cuando las mismas sean asincrónicas, labrar la correspondiente acta/minuta de la audiencia.

f. Deberá el/a mediador/a prever y hacer saber a las partes de las acciones que se podrán tomar en caso de complicaciones técnicas durante la realización de la audiencia (disponibilidad de otros medios de comunicación, etc.)

g. Toda vez que el día 27/7 será posible en todos los distritos la atención presencial en los estudios jurídicos, de manera individual, con turno previo y en cumplimiento estricto de los protocolos vigentes, se podrán celebrar audiencias bajo modalidad de reuniones privadas (caucus) con una de las partes de manera presencial en el estudio de mediación.

 

Fuentes
COLPROBA